Gestion
de personnes
Les données relatives à une personne ou à une société sont toutes sauvegardées de manière centralisée sous forme numérique. Ces données constituent la base des autres modules. Chaque fois que vous avez besoin d'informations sur une personne déterminée, le programme recherchera les données qu'il contient à propos de cette personne. Le nombre de champs d'encodage pour la gestion de personnes est illimité. En tant qu'utilisateur, vous pouvez définir différents groupes. Un moteur de recherche vous permet de sélectionner des fiches à partir de différents critères. Dans la mesure où une grande partie du chiffre d'affaires d'un cabinet est réalisé grâce à la clientèle existante, une base de données régulièrement mise à jour constitue une mine essentielle d'informations.
"Je peux à tout moment effectuer des contrôles à l'aide de différents paramètres
et ainsi savoir qui s'occupe de quoi et quels en sont les résultats."
Maître Bert De Keyser
Gestion
des affaires
Une fois les personnes enregistrées, rien de plus simple que de constituer un dossier. Le dossier est composé d'un numéro ou d'un nom. Un nombre illimité de parties et d'informations de base telles que la date d'ouverture, le type d'affaire, le nom de la personne en charge de l'affaire, les tarifs fixes et l'endroit où se trouve le dossier peuvent être enregistrés. Le progiciel permet essentiellement de gérer des affaires. Différentes opérations sont possibles : traitement de texte, suivi des tâches et des rendez-vous, gestion du dossier numérique (tous les documents traités peuvent être automatiquement sauvegardés dans le dossier numérique), consultation des informations comptables du dossier.
"Le progiciel offre une grande flexibilité afin de laisser à l'utilisateur un certain choix et de permettre la configuration de nombreuses situations propres au cabinet."
Frederik Pollet
Tarifs
Il existe différentes façons de fixer les tarifs dans CICERO LawPack. Vous pouvez avant tout créer différents jobs. Chaque job peut faire l'objet d'un tarif propre qui peut être appliqué de manière forfaitaire, mais aussi par unité de temps. On trouve également différents prestataires. A chaque prestataire est attribué un facteur pourcentage. Le prix du travail effectué peut être adapté en fonction du pourcentage du prestataire. Ce logiciel vous offre la flexibilité nécessaire pour gérer globalement et en toute simplicité les tarifs pour chaque collaborateur. Enfin, vous pouvez attribuer un facteur à un dossier. Vous pouvez ainsi appliquer un autre tarif aux dossiers spéciaux ou urgents sans vous perdre dans des centaines de types de jobs et de tarifs.
"L’intégration des horaires et de la facturation,
ainsi que la module 'recouvrement' nous ont sauvé beaucoup de travail."
Maître R.M. Wever
Traitement
de documents
Lorsque vous avez sélectionné un
dossier parmi les affaires en cours, vous pouvez lancer le
'traitement d'un document'. Toutes les informations relatives
au dossier seront alors disponibles en MS Word ou MS Outlook. Plus besoin
donc de chercher ou de taper des adresses, numéros
de fax, adresses e-mail, références. Toutes
les informations relatives aux différentes parties
peuvent être complétées automatiquement
dans divers documents types. Le gain de temps et l'absence
de risque d'erreur sont d'une importance capitale pour l'administration
du cabinet.
Une fois le document traité en MS Word ou MS Outlook,
il est possible d'enregistrer automatiquement les coûts
et les heures de travail pour un dossier et d'y ajouter les
commentaires nécessaires, qui apparaîtront éventuellement
par la suite sur le décompte des honoraires. Le document
et toutes ses annexes peuvent être
automatiquement sauvegardés dans le dossier. L'agenda
relatif au dossier peut être consulté et mis
à jour pendant la correspondance.
"Les modèles de base peuvent être entièrement personnalisés en fonction des besoins et des souhaits de l'utilisateur. Même au niveau de la mise en pages, les possibilités sont multiples."
Maître Johan Brees
Lettres
et documents types
Dans CICERO LawPack, il est facile d'associer tous les champs d'exportation nécessaires aux documents MS Word afin de compléter des documents types. A cet égard, il importe que chaque champ possède un code distinct de façon à ce que vous puissiez, en tant qu'utilisateur, déterminer vous-même dans quel ordre et suivant quel lay-out les champs doivent être complétés.
Au niveau des commandes de fusion, vous pouvez travailler avec des " for-next-keys ". Il s'agit d'une fonction spécifique permettant, par exemple, d'intégrer les données relatives à un client dans un document de traitement de texte. Grâce à cette fonction, il suffit d'encoder une seule fois le code de fusion dans le modèle, tandis que les données relatives à chaque client apparaîtront séparément.
Tous les documents types peuvent être sauvegardés dans une structure arborescente claire dont vous déterminez vous-même la hiérarchie.
"Grâce à l'utilisation d'environ 1 500 lettres et actes-types, rédigés en plusieurs langues et automatiquement complétés, et au lien automatisé avec la gestion des prestations, le volet administratif de chaque action est rationalisé au maximum."
Frederik Pollet
Tâches
Les tâches peuvent à tout moment être notées dans un dossier. Pour chaque tâche, il faudra définir le prestataire. Un agenda a été conçu pour vous permettre de noter toutes les tâches et les échéances. Chaque tâche peut être définie en un nombre illimité de lignes. Pour chaque tâche, il vous est possible de noter les heures de travail réellement prestées, ainsi que les heures à facturer.
La liste des tâches peut être consultée par dossier, par période, par collaborateur, par dominus litis. Il est possible d'obtenir la liste des décomptes d'heures manquants pour chaque collaborateur. Vous pouvez imprimer les différents rapports ou les exporter vers MS Word, MS Excel, Lotus, HTML.
Les principales listes sont les suivantes :
- Décomptes d'heures manquants par collaborateur
Les heures de travail prestées par un collaborateur entre deux dates peuvent être totalisées et le programme indique la différence entre le nombre d'heures réel et le nombre d'heures moyen. - Dossier : Travail / heures de travail par
collaborateur
Aperçu par dossier des heures de travail passées sur une tâche, avec un total du nombre d'heures prestées par collaborateur. Il est possible d'obtenir une liste du même type pour les montants, au lieu des heures de travail.
"Avant, le suivi de ces prestations était un véritable jeu de piste
qui prenait beaucoup de temps. Le voilà maintenant réduit au minimum."
Maître Bert De Keyser
Facturation
Chaque tâche peut être classée comme 'à facturer' ou 'facturée'. CICERO LawPack dresse la liste des dossiers devant encore faire l'objet d'une facturation. Il est toujours possible de modifier les montants de facturation. Différentes tâches peuvent être totalisées pour chaque catégorie.
Toutes les factures peuvent être automatiquement enregistrées dans la comptabilité. Il n'est donc plus nécessaire de tout comptabiliser séparément via le facturier de sortie. Toutes les factures enregistrées sont automatiquement mises en rappel. Les honoraires facturés peuvent être associés à des comptes différents du grand livre en fonction du prestataire. Cette fonction vous permet de suivre à tout moment l'évolution du chiffre d'affaires et de faire des calculs de rentabilité.
"Les possibilités en matière de facturation me font gagner deux jours par mois."
Maître Herwin Hemmerechts
Comptabilité
CICERO LawPack vous permet de tenir une comptabilité d'entreprise et/ou une comptabilité financière complète(s). Les factures de vente peuvent être automatiquement comptabilisées par le service facturation. Les factures d'achat enregistrées peuvent être automatiquement comptabilisées en prestations.
Le logiciel vous propose des tableaux récapitulatifs par client, par fournisseur, par rubrique du grand livre, par dossier, par avocat. CICERO LawPack vous donne une balance de vérification et une balance par soldes avec les totaux correspondants. Vous pouvez aisément exporter ces informations dans Excel.
Le module Direct Banking vous permet d'envoyer par modem toutes les factures d'achat ou les ordres de paiement en faveur de tiers. Plus besoin donc de chercher les numéros de compte et références des bénéficiaires. Dès que votre compte en banque est débité, les paiements peuvent être automatiquement comptabilisés dans le journal financier. Vous ne devez plus vous soucier que des paiements entrants.
Un système de rappel surveille toutes les factures impayées. Différentes lettres de rappel types peuvent être envoyées aux clients.
Toutes les factures d'achat sont automatiquement reprises dans le relevé des honoraires adressé au client. Cette fonction permet un suivi infaillible des montants avancés par votre cabinet.
"Si 'time is money' nous avons déjà gagné beaucoup d'argent avec Cicero Lawpack."
Maître Bert De Keyser
Liste
des comptes de tiers
Vous pouvez à tout moment obtenir la liste de tous les dossiers pour lesquels des paiements doivent encore être effectués en faveur de tiers. Cette fonction permet de transférer facilement des fonds vers les comptes des personnes enregistrées dans le dossier numérique.
La fonction comptabilité du CICERO LawPack
permet de gérer la comptabilité de différents
cabinets. Ces cabinets peuvent utiliser une même base
de données pour tous les autres modules, mais la comptabilité
peut également être entièrement distincte.
Il est possible, à l'intérieur d'une même
comptabilité, de gérer plusieurs exercices en
même temps. Pour l'exercice en cours, il sera toujours
possible d'obtenir la liste des factures clients et fournisseurs
en souffrance. Les transferts à partir de comptes du
bilan peuvent être effectués manuellement ou
automatiquement.
Recouvrement
CICERO LawPack est doté d'un programme très complet de suivi des recouvrements. Les conditions de facturation applicables à chaque commanditaire peuvent être sauvegardées.
Les options suivantes sont possibles :
· Taux fixe
· Taux variable, en fonction de la période
· Taux minimum
· Clause d'indemnité fixe
· Clause d'indemnité variable, en fonction du
montant
· Clause d'indemnité minimale
· Clause d'indemnité maximale
· Frais administratifs
Chaque dossier possède sa propre fiche de suivi sur laquelle sont indiqués tous les paiements effectués et toutes les créances. Un lien direct avec la comptabilité est prévu pour le compte entrant tiers et frais. Chaque paiement peut être comptabilisé selon des règles d'imputation différentes.
Toutes les informations peuvent être enregistrées automatiquement dans des lettres types rédigées par l'utilisateur. Dès qu'une action est terminée, l'action suivante peut être automatiquement enregistrée dans l'agenda.
Une procédure de suivi automatique veille à ce que tous les dossiers dans lesquels une action est prévue soient correctement suivis.
Un vaste module de reporting donne des informations en tout genre sur le statut du dossier de recouvrement. Vous pouvez imprimer ces informations ou les exporter vers MS Excel, Lotus, HTML ou encore les publier sur votre propre site Web pour une communication optimale avec votre client.
Toutes les données relatives au recouvrement peuvent également être enregistrées sous forme numérique. Vous pouvez recevoir les dossiers de votre commanditaire dans un fichier. Fini d'introduire manuellement toutes les données relatives au débiteur, aux créances et aux paiements. Après avoir fixé certains accords avec votre client/commanditaire, toute l'administration se fait automatiquement.
"Le module de recouvrement a pris en charge une grande partie du travail, et ce grand cabinet la de collection des créances fonctionne maintenant à 100 % avec CICERO LawPack. Rappels, sommations peuvent être générés dans toutes les langues disponibles."
Maître R.M. Wever
CICERO JobLogger
Votre bureau fonctionne avec des collaborateurs externes dont les prestations doivent être facturées ? CICERO LawPack vous offre la solution idéale !
Par le biais de votre site Web sécurisé, vous pouvez permettre à vos collaborateurs d'enregistrer le travail qu'ils ont effectué sur vos dossiers. Ils peuvent seulement voir leurs propres prestations sur le dossier et n'ont pas accès aux aperçus du travail de vos autres collaborateurs
Ils n'ont pas besoin d'installer de logiciel sur leur ordinateur : avec un navigateur Internet, ils peuvent commencer aussitôt.
Les avantages pour vous sont:
- le collaborateur enregistre son propre travail
- un moins grand nombre de travail est oublié
- vous pouvez améliorer la qualité et la vitesse de vos factures
- vous avez un aperçu clair des prestations de vos collaborateurs
CICERO JobLogger mobile
Combien de fois appelez-vous vos clients sur votre téléphone mobile ? Combien de fois recevez-vous un appel sur votre téléphone mobile qui a été transmis depuis votre bureau ?
Est-ce que ces conversations téléphoniques sont considérées et enregistrées comme du travail ? Etes vous êtes certain qu'elles ne seront pas oubliées lorsque vous facturez votre client ?
Vous pouvez maintenant enregistrer vos appels téléphoniques ou autres messages depuis votre iPhone ou votre BlackBerry ! Par le biais de votre site Web sécurisé, vous pouvez enregistrer ce travail directement dans CICERO LawPack.
CICERO Mobile Contacts
Combien de fois vous appelez votre bureau pour demander les coordonnées de quelqu'un?
A partir de maintenant, vous pouvez demander cette information par le biais de votre site Web sécurisé depuis votre iPhone, iPad ou BlackBerry via le réseau 3 G ou de toute autre connexion Internet sans fil.
Les adresses sont automatiquement reliées à Google Maps.
