Cicero Lawpack neemt u heel wat werk uit handen. De software is logisch opgebouwd vanuit een reeks stevige basismodules:
Module Personenbeheer
Het kloppende hart van Cicero Lawpack, waar de gegevens van fysieke en rechtspersonen worden bewaard. U hebt de volledige vrijheid in het beheer ervan. U kunt verschillende groepen definiëren en personen snel terugvinden aan de hand van verschillende criteria. Elk goed draaiend kantoor staat of valt immers met een goed onderhouden en snel consulteerbare databank van zijn bestaande cliënten.
Module Dossierbeheer
Met de module Personenbeheer als basis is het eenvoudig om dossiers samen te stellen. U kunt het een nummer of een naam geven en er onbeperkt gegevens in opslaan: alle betrokken partijen, heel wat basisgegevens zoals:
- datum opening
- soort zaak
- wie de zaak behandelt
- vaste tarieven
- plaats van het dossier
- etc
Van hieruit kunt u direct brieven schrijven, teksten verwerken, taken en afspraken bijhouden en al uw dossiers digitaal beheren en boekhoudkundige informatie erover opvragen. Alle verwerkte documenten worden automatisch opgeslagen in het digitale dossier.
Module Tarieven
Ook hier geeft Cicero Lawpack u alle vrijheid zonder dat u het overzicht verliest:
U kunt verschillende jobs creëren:
Iedere job kan een eigen tarief hebben en zowel forfaitair als via tijdseenheid aangerekend worden.
U kunt werken met verschillende presteerders:
Aan elke presteerder kunt u een eigen percentagefactor toekennen. Zo kunt u de prijs van de geleverde job aanpassen. Een nieuwe stagiair kan bv. werken aan 60 % van de normale prijs, terwijl het werk van een senior partner met een ruime expertise aan 150% wordt aangerekend. Zo kunt u zeer eenvoudig tarieven per medewerker globaal te beheren.
U kunt voor elk dossier een factor bepalen:
Zo kunt u bv. voor gespecialiseerde of dringende dossiers een ander tarief vastleggen, zonder u te verliezen in ontelbare soorten jobs en tarieven.
Module Documentenverwerking
Wanneer u in 'dossiers' een dossier heeft geselecteerd, kunt u de 'verwerking van een document' starten. Zo wordt alle informatie van het dossier in Word of Outlook beschikbaar. U hoeft geen adressen, faxnummers, e-mail adressen, referenties meer te zoeken of te typen. U kunt alle informatie van de verschillende partijen automatisch in diverse typemodellen invullen. U wint niet alleen tijd, u vermijdt ook fouten zoals bv. tikfouten.
Eens het document is verwerkt in Word of Outlook, boekt u de kosten en de gepresteerde tijd onmiddellijk in het dossier met de nodige commentaren. Die verschijnen later desgewenst op de ereloonstaat. Het document met al zijn bijlagen wordt automatisch in het dossier opgeslagen. U kunt ook de agenda voor het dossier tijdens de briefwisseling opvragen en bijwerken.
Module Typebrieven en Akten:
Cicero Lawpack brengt alle gegevens samen
Werken met modelbrieven en typedocumenten doet u heel wat tijd besparen.
U gebruikt in uw eigen Word documenten de samenvoegcodes van Cicero Lawpack. De gegevens uit de databank worden dan automatisch ingevuld.
Specifieke functies laten u toe om de samenvoegcodes in het model slechts éénmaal in te brengen en toch de gegevens te laten invullen voor iedere cliënt afzonderlijk. U kunt alle typedocumenten in een overzichtelijke boomstructuur opslaan die u zelf bepaalt.
Module Joblogger: taken registreren = geld verdienen
U kunt op ieder ogenblik taken in een dossier noteren, zowel de reëel gepresteerde als de te factureren tijd. Voor taken die per tijdseenheid aangerekend worden kunt u werken met een handige timer .
Externe medewerkers waarvan u de prestaties nodig heeft voor de facturatie?
Via uw beveiligde website registreren zij hun prestaties in uw dossiers. Zij kunnen enkel hun eigen prestaties zien en geen overzichten opvragen. De voordelen zijn legio:
- De medewerker registreert zelf zijn taken
- Minder taken worden vergeten
- Beter en sneller factureren
- Duidelijk overzicht van alle prestaties op elk moment
Module JobLogger mobile: boek uw prestaties overal
Hoe vaak bellen uw cliënten u op uw gsm of krijgt u een gesprek van het kantoor doorgeschakeld op uw gsm? Bent u zeker dat deze gesprekken altijd geregistreerd en als prestatie gefactureerd worden?
Met Joblogger Mobile hoeft u niet meer te twijfelen. Met uw iPhone, iPad of Blackberry boekt u snel via uw beveiligde website deze prestaties in Cicero LawPack.
Module Facturatie
Cicero Lawpack geeft u een overzicht van alle nog te factureren dossiers.
U kunt dit overzicht filteren volgens verschillende criteria zoals per dominus litis, per minimum bedrag, enz.
Vóór de facturatie kunt u de bedragen nog wijzigen.
Cicero Lawpack laat toe de te factureren bedragen manueel aan te passen indien nodig.
Alle facturen worden automatisch in de boekhouding verwerkt.
Eens de factuur definitief is wordt zij automatisch geregistreerd in de boekhouding. U hoeft dus niets meer manueel in te boeken.
Op ieder ogenblik omzetevoluties en rentabiliteitsberekeningen?
Door de gefactureerde erelonen aan afzonderlijke grootboekrekeningen per presteerder te koppelen weet u op elk moment wat nog moet gefactureerd worden in elk dossier van elke vennoot. Ook hier kunt u filteren per minimum bedrag, enz.
Module Boekhouding
Cicero LawPack omvat een volwaardige vennootschaps- en/of financiële boekhouding.
De ingebrachte aankoopfacturen worden automatisch in de prestaties verwerkt. U kunt overzichten opvragen per klant, per leverancier, per grootboeknummer, per dossier en per advocaat. Cicero LawPack geeft u een proef- en saldibalans met bijhorende totaliserende rekeningen, die u z ó naar Excel kunt exporteren.
Alle betalingen van aankoopfacturen of derdengelden gaan via de module 'Direct Banking'.
Gedaan met zoeken naar rekeningnummers en referenties van de begunstigden. Eens uw bankrekening wordt gedebiteerd, worden de betalingen automatisch verwerkt in het financieel journaal. U hoeft zich enkel nog te bekommeren om de binnenkomende betalingen.
Kosten voorschieten? Alles onder controle!
Alle aankoopfacturen worden automatisch overgenomen in de ereloonstaat naar de cliënt toe.
Overzicht derdengelden:
U hebt op elk moment een overzicht van alle dossiers waarin u nog derdengelden moet doorstorten. Van hieruit kan u eenvoudig betalingen overmaken aan de personen die in het digitaal dossier zijn opgenomen.
Meerdere kantoorboekhoudingen naast elkaar beheren?
Dat kan en is uitermate interessant voor kostenassociaties. Verschillende kantoren kunnen gebruik maken van dezelfde database voor alle andere modules, terwijl de gegevens van de boekhouding totaal gescheiden blijven. Binnen een boekhouding kan u op hetzelfde ogenblik verschillende boekjaren beheren. In het nieuwe boekjaar hebt u ten allen tijde een overzicht van alle openstaande facturen van klanten en leveranciers. De balansrekeningen kunt u automatisch of manueel overdragen.
Module Incasso : laat de openstaande niet open staan...
Cicero LawPack beschikt over een zeer uitgebreid programma voor de opvolging van factuurinvorderingen. De module Incasso waakt over alle onbetaalde facturen.
Leg de factuurvoorwaarden per opdrachtgever vast:
· Vaste of variabele rente, afhankelijk van een periode
· Minimum rente
· Vast of variabel schadebeding, afhankelijk van het bedrag
· Minimum of maximum schadebeding
· Administratieve kosten
Ieder dossier beschikt over een eigen opvolgfiche.
Hierop worden alle vorderingen en reeds gedane betalingen bijgehouden. Voor de inkomende rekening derden en kosten is er een rechtstreekse link met de boekhouding. Iedere betaling kunt u volgens afzonderlijke imputatieregels in rekening brengen.
Alle info wordt automatisch verwerkt in typebrieven.
Ook hier hebt u de keuze tussen heel wat typebrieven. Na het verwerken van een actie (bv. het versturen van een rappelbrief) wordt de volgende actie automatisch in de agenda geplaatst.
Automatische opvolgingsprocedure:
Zorgt ervoor dat alle dossiers waarin u een actie moet ondernemen, ook de nodige opvolging krijgen.
Incassogegevens worden digitaal ingelezen.
U kan de dossiers van uw opdrachtgever via een bestand ontvangen. Alle gegevens van de debiteur, vorderingen en betalingen hoeft u niet meer manueel in te brengen. Nadat u met uw cliënt/opdrachtgever bepaalde afspraken heeft gemaakt, verloopt de volledige administratie automatisch.
Module Rapportering: u bent altijd perfect op de hoogte
U bepaalt zelf welke managementinformatie u in welke vorm en welke frequentie wilt bekijken. De mogelijkheden zijn te talrijk om op te sommen maar zijn te vatten in volgende categorieën:
- boekhouding
- productiviteit: bekijk bv. de prestaties per medewerker
- rentabiliteit: bekijk bv. de opbrengst van een bepaald dossier
- financiële analyses
U kunt alle rapporten beheren per soort gebruiker en ze altijd en overal opvragen, ook mobiel. U kunt ze printen en exporteren naar bv. Excel of publiceren op uw website.
Module Agenda: directe link tussen dossier en Outlook
Als u aan het werken bent in een bepaald dossier kunt u meteen een afspraak boeken. Die afspraak verschijnt automatisch in uw Outlook agenda en dus ook op uw IPhone.
Module Contacts mobile
Hoe vaak belt u niet naar kantoor om contactgegevens op te vragen? In Cicero Lawpack krijgt u alle info via uw beveiligde website op uw iPhone, iPad of Blackberry, via 3G of WiFi.
Adresgegevens worden bovendien automatisch gekoppeld aan Google Maps, wat handig is als u naar de cliënt toe gaat.
