CICERO LawPack bestaat uit meerdere modules. De belangrijkste worden hieronder nader toegelicht:
Personenbeheer
Alle gegevens van een persoon of rechtspersoon worden centraal bewaard. Deze gegevens vormen de basis voor andere modules. Telkens u informatie over een bepaalde persoon nodig heeft, zal het programma de gegevens hier opzoeken.
De invoervelden in het personenbeheer zijn onbeperkt. U kan verschillende groepen definiëren. Via een zoekopdracht kan u aan de hand van verschillende criteria fiches selecteren. Aangezien in een kantoor een groot deel van de omzet door het bestaande cliënteel wordt gerealiseerd, vormt een goede, up-to-date databank een onmisbaar instrument.
"Ik kan op elk moment controles doen via verschillende parameters,
zodat ik exact kan zien wie waarmee bezig is en wat de resultaten zijn."
Mter. Bert De Keyser
Dossierbeheer
Eens de personen zijn aangemaakt, is het eenvoudig om een dossier samen te stellen. Het dossier bestaat uit een nummer of een naam. Een onbeperkt aantal partijen en verschillende basisgegevens kunnen worden bijgehouden: datum opening, soort zaak, wie de zaak behandelt, vaste tarieven en plaats van het dossier, etc.
Het dossierbeheer speelt een centrale rol in het softwarepakket. Vanuit 'dossiers' kan u teksten verwerken, taken en afspraken bijhouden, het digitaal dossier beheren (alle verwerkte documenten kunnen automatisch worden opgeslagen in het digitaal dossier) en boekhoudkundige informatie van het dossier opvragen.
"Het pakket laat veel flexibiliteit toe zodat er een zekere keuze toegelaten wordt
en veel kantooreigen situaties kunnen worden opgevangen."
Frederik Pollet
Tarieven
Binnen CICERO LawPack zijn er verschillende manieren om tarieven te bepalen. Eerst en vooral kan u verschillende jobs creëren. Iedere job kan een eigen tarief hebben en kan zowel forfaitair als via tijdseenheid aangerekend worden. Daarnaast kan u werken met verschillende presteerders, waarbij aan iedere presteerder een eigen percentagefactor wordt toegekend. Afhankelijk van het percentage van de presteerder kan de prijs van de geleverde job worden aangepast. (Zo kan een nieuwe stagiair bijv. werken aan 60 % van de normale prijs, terwijl het werk van een ‘senior partner’ met een ruime expertise bijv. aan 150% aangerekend wordt). Dit geeft u de flexibiliteit om zeer eenvoudig tarieven per medewerker globaal te beheren. Tenslotte kan u ook voor een dossier een factor bepalen. Zo kan u bijv. voor gespecialiseerde of spoedeisende dossiers een ander tarief vastleggen, zonder te verdwalen in 100 verschillende soorten jobs en tarieven.
"De integratie van tijd en uren verantwoording, alsmede de zeer krachtige incasso administratie neemt ons zeer veel werk uit handen."
Mter. R.M. Wever
Documentenverwerking
Wanneer u in 'dossiers' een dossier heeft geselecteerd, kan u de 'verwerking van een document' starten. Zo wordt alle informatie van het dossier in MS Word of MS Outlook beschikbaar. U hoeft geen adressen, faxnummers, e-mail adressen, referenties meer te zoeken of te typen. Alle informatie van de verschillende partijen kan u automatisch in diverse typemodellen invullen. Niet alleen wint u tijd, u vermijdt ook dat fouten, zoals bijv. tikfouten, gemaakt worden.
Eens het document is verwerkt in MS Word of MS Outlook, heeft u de mogelijkheid om de kosten en de gepresteerde tijd onmiddellijk in het dossier te boeken en die kosten van de nodige commentaren te voorzien. Die zullen dan later desgewenst op de ereloonstaat verschijnen. Het document met al zijn bijlagen kan automatisch in het dossier worden opgeslagen. U kan de agenda voor het dossier tijdens de briefwisseling opvragen en bijwerken.
"De basismodellen van het pakket kunnen volledig aangepast worden aan de eigen behoeften en wensen. Ook op het vlak van de lay-out kan je er verschillende kanten mee uit."
Mter. Johan Brees
Typebrieven
en akten
Met CICERO LawPack is het eenvoudig om met modellen en typedocumenten te werken. U kan uw MS Word documenten voorzien van alle nodige exportvelden die dan kunnen ingevuld worden met gegevens uit de databank. Belangrijk hierbij is dat ieder veld over een afzonderlijke code beschikt zodat u, als gebruiker, zelf kan bepalen in welke volgorde en in welke lay-out de velden moeten worden ingevuld.
In de samenvoegcommando’s zijn specifieke functies voorhanden. Deze laten u toe om de samenvoegcodes in het model slechts éénmaal in te brengen, en toch de gegevens te laten invullen voor iedere cliënt afzonderlijk.
Alle typedocumenten kan u in een overzichtelijke boomstructuur opslaan waarbij u als gebruiker de hiërarchie van de structuur zelf bepaalt.
"Door het gebruik van ca. 1500 typebrieven en -akten, die aangemaakt zijn in diverse talen en waarin de dossiereigen gegevens geautomatiseerd worden ingevuld, alsmede door de geautomatiseerde koppeling met het prestatiebeheer, wordt de administratieve kant van iedere actie tot een minimum herleid. "
Frederik Pollet
Taken
Taken kunnen op ieder ogenblik in een dossier worden genoteerd. Per taak bepaalt u de presteerder. Voor het noteren van taken die per tijdseenheid aangerekend worden, is een handige timer voorzien. Ieder taak kan in een onbeperkt aantal lijnen worden omschreven. Per taak kan u zowel de reëel gepresteerde tijd als de te facturen tijd noteren.
U kan alle taken per dossier, per periode, per medewerker en per dominus litis opvragen. U kan eveneens een overzicht opvragen van de ontbrekende uurstaten per medewerker. Bovendien kan u handige rapporten afdrukken of exporteren naar MS Word, MS Excel, Lotus, HTML.
Hieronder vindt u de belangrijkste lijsten:
- Ontbrekende uurstaten per medewerker
Tussen twee data kan u de uren per medewerker totaliseren en kan u het verschil met het gemiddelde aantal uren laten weergeven.
- Dossier : Werk / tijd per medewerker
Overzicht per dossier van de gepresteerde tijd per taak, met een totaal van het aantal uren per medewerker. De zelfde lijst kan u verkrijgen met de bedragen in plaats van het aantal uren.
"Vroeger was het bijhouden van de prestaties
een hele puzzel die heel wat tijd in beslag nam.
Dat is nu echt beperkt tot het minimum."
Mter. Bert De Keyser
Facturatie
Iedere taak kan u markeren als 'te factureren' of 'gefactureerd'. CICERO LawPack geeft u een overzicht van de dossiers waarin u nog dient te factureren. Voor de facturatie kan u de bedragen steeds wijzigen. U kan tevens verschillende taken per categorie totaliseren.
Alle facturen kunnen automatisch in de boekhouding verwerkt worden. U hoeft dus niet meer alles afzonderlijk via het verkoopjournaal in te boeken. Alle ingebrachte facturen worden ook automatisch op rappel gezet. De gefactureerde erelonen kan u aan afzonderlijke grootboekrekeningen per presteerder koppelen. Hierdoor kan u op ieder ogenblik omzetevoluties en rentabiliteitsberekeningen maken.
"De mogelijkheden inzake facturatie leveren mij concreet
een besparing van twee volle dagen per maand op."
Mter. Herwin Hemmerechts.
Boekhouding
CICERO LawPack beschikt over een volwaardige vennootschaps- boekhouding en/of financiële boekhouding. De verkoopfacturen kan u automatisch door de facturatie verwerken. De ingebrachte aankoopfacturen kan u automatisch in de prestaties verwerken.
U kan overzichten opvragen per klant, per leverancier, per grootboeknummer, per dossier en per advocaat. CICERO LawPack geeft u een proef- en saldibalans met bijhorende totaliserende rekeningen. Deze informatie kan u probleemloos naar Excel exporteren.
Via de module 'Direct Banking' kan u alle aankoopfacturen of derdengelden die moeten worden doorgestort, versturen via modem. U hoeft niet meer te zoeken naar rekeningnummers en referenties van de begunstigden. Eens uw bankrekening wordt gedebiteerd, kunnen de betalingen automatisch worden verwerkt in het financieel journaal. U hoeft zich enkel nog te bekommeren om de binnenkomende betalingen.
Een rappelsysteem waakt over alle onbetaalde facturen en u kan uw klanten met verschillende soorten typebrieven aanschrijven.
Alle aankoopfacturen worden automatisch overgenomen in de ereloonstaat naar de cliënt toe. Hierdoor heeft u een waterdichte opvolging van de door u voorgeschoten kosten.
Overzicht rekeningderden: Op ieder ogenblik kan u een overzicht krijgen van alle dossiers waarin u nog derdengelden moet doorstorten. Van hieruit kan u eenvoudig betalingen overmaken aan de personen die in het digitaal dossier zijn opgenomen.
De CICERO LawPack boekhouding beschikt over de mogelijkheid om meerdere kantoorboekhoudingen naast elkaar te beheren, wat uitermate interessant is voor kostenassociaties. Verschillende kantoren kunnen gebruik maken van eenzelfde database voor alle andere modules, terwijl de gegevens van de boekhouding totaal gescheiden blijven. Binnen een boekhouding kan u op hetzelfde ogenblik verschillende boekjaren beheren. In het nieuwe boekjaar zal u steeds een overzicht kunnen krijgen van alle openstaande facturen van klanten en leveranciers. De balansrekeningen kan u zowel automatisch als manueel overdragen.
"Als time money is, hebben we al veel geld verdiend met Cicero Lawpack."
Mter. Bert De Keyser
Incasso
CICERO LawPack beschikt over een zeer uitgebreid programma voor de opvolging van factuurinvorderingen. In het pakket heet dit “incasso-opvolging.” U kan de factuurvoorwaarden per opdrachtgever opslaan.
Volgende opties zijn mogelijk:
· Vaste rente
· Variabele rente, afhankelijk van een periode
· Minimum rente
· Vast schadebeding
· Variabele schadebeding, afhankelijk van het bedrag
· Minimum schadebeding
· Maximum schadebeding
· Administratieve kosten
Ieder dossier beschikt over een eigen opvolgfiche waarop alle vorderingen en reeds gedane betalingen worden bijgehouden. Voor de inkomende rekening derden en kosten is er een rechtstreekse link met de boekhouding. Iedere betaling kan u volgens afzonderlijke imputatieregels in rekening brengen.
Alle informatie kan u automatisch verwerken in de door u opgestelde typebrieven. Na het verwerken van een actie kan u de volgende actie automatisch in de agenda plaatsen.
Een automatische opvolgprocedure zorgt ervoor dat alle dossiers waarin u een actie moet ondernemen, ook de nodige opvolging krijgen.
Een uitgebreide rapportage module geeft alle soorten informatie over de status van het incassodossier weer. Deze informatie kan u printen of exporteren naar MS Excel, Lotus, HTML of publiceren op uw eigen website voor een optimale communicatie met uw klant.
Alle incassogegevens kunnen ook digitaal worden ingelezen. U kan de dossiers van uw opdrachtgever via een bestand ontvangen. Alle gegevens van de debiteur, vorderingen en betalingen hoeft u niet meer manueel in te brengen. Nadat u met uw cliënt/opdrachtgever bepaalde afspraken heeft gemaakt, kan de volledige administratie automatisch verlopen.
"De incassomodule heeft al veel werk uit handen genomen,
de grote incassopraktijk wordt nu 100% met het CICERO pakket verwerkt,
aanmaningen, sommaties kunnen in alle beschikbare talen worden uitgedraaid."
Mter. R.M. Wever
CICERO JobLogger
Werkt u op kantoor met externe medewerkers waarvan u de prestaties nodig heeft voor de facturatie? Dan biedt CICERO LawPack de ideale oplossing!
Via uw beveiligde website laat u uw medewerkers toe om hun prestaties te registreren in uw dossiers. Zij kunnen enkel hun eigen prestaties zien en kunnen geen overzichten opvragen per dossier.
Zij hoeven geen software op hun computer te installeren: met een Internet browser kunnen ze direct aan de slag.
Het voordeel voor u is:
- De medewerker registreert zelf zijn taken
- Minder taken worden vergeten
- U kan beter en sneller facturen
- U heeft duidelijke overzichten van de externe medewerkers hun prestaties
CICERO JobLogger mobile
Hoe vaak bellen uw cliënten u op uw gsm?
Hoe vaak krijgt u een gesprek van het kantoor doorgeschakeld op uw gsm?
Worden deze telefoongesprekken geregistreerd als prestatie?
Worden deze niet vergeten bij de facturatie?
Vanaf nu kunt u uw telefoongesprekken of andere prestaties registreren via uw iPhone of Blackberry! Via uw beveiligde website kan u deze prestaties boeken in CICERO LawPack.
CICERO Contacts mobile
Hoe vaak belt u niet naar kantoor om iemand's contactgegevens op te vragen?
Vanaf nu kunt u via uw beveiligde website op uw iPhone, iPad of Blackberry contactgegevens opvragen via het 3G netwerk of via een andere draadloze internetverbinding.
Adresgegevens worden bovendien automatisch gekoppeld aan Google Maps.
Daarnaast biedt het pakket u ook een aantal interessante opties!
